Holacratie et réunion de triage

Aujourd’hui je décide de poursuivre ma suite d’articles sur l’holacratie. Je dois dire que ce sujet continue de me passionner tant je vois de situations dans lesquelles le modèle pourrait apporter de bonnes choses. Et puis je continue d’explorer les forces et les limites du modèle avec mes camarades Dragos et Pablo avec qui j’ai animé 2 fois Gothamocratie.
J’ai envie de vous raconter la première réunion de triage que j’ai animée dans une entreprise que je découvre tout juste. J’aime bien commencer par là avant de parler d’holacratie, des grands principes, des rôles... C’est concret. Et en général les gens sont ravis d’avoir une personne qui se propose de faciliter une réunion opérationnelle. Essayez, vous verrez.

J’annonce l’ordre du jour

J’aime bien commencer par écrire sur un tableau les différentes séquences de la réunion : checkin, métriques, checklist, revue des actions, traitement des tensions.
J’en profite pour demander s’il y a des contraintes horaires. J’aime bien caler 1H30 de réunion. Quelque soit le nombre de participants. C’est bien le temps qu’il faut pour une première réunion : pour en expliquer les principes et la vivre.
Pour cette première réunion je décide que tous les sujets sont les bienvenus : qu’ils soient de stratégie, de gouvernance ou de triage (sujets opérationnels). Je simplifie. Le risque c’est que nous ayons pas le temps de tout traiter mais je préfère ça au fait de créer de la frustration en cantonnant les sujets à de l’opérationnel. Et être obligée de dire “Ah non désolée ceci est à aborder en réunion de gouvernance… Pas ici”.
Je me présente aussi comme le facilitateur et donc celui qui a le droit de couper éventuellement la parole, de recentrer les discussions, etc…

L’enregistrement de la réunion

Avant de démarrer, j’explique que je vais avoir besoin de quelqu’un pour prendre note de ce qui est dit en réunion, pendant la séance. Que c’est un rôle difficile car il faut participer à la réunion et prendre des notes en même temps. En plus je précise que l’enregistrement doit être rédigé au fil de l’eau et à la vue de tous (on va utiliser un vidéoprojecteur pour cela). Rien dans l’holacratie n’exige cela. C’est juste une bonne pratique que je recommande vivement. Cela permet d’avoir un enregistrement disponible dès la fin de la réunion et surtout d’aligner tout le monde sur ce qui est écrit. Et donc d’éviter les erreurs de communication.
Quelqu’un se propose. Il prend donc le rôle de “secrétaire” pendant la durée de la réunion. En holacratie ce rôle est normalement élu pour une durée fixée par le cercle.

Le check-in

Je commence par proposer au groupe (3 personnes sur 9 étaient présentes ce jour là) de faire un check-in en exprimant en une phrase ou deux comment il se sent et quelles sont ses préoccupations du moment. J’adore cet exercice. Tout le monde trouve ça niais au début mais très vite on apprend que intel est épuisé et que “Ah tiens c’est bizarre je n’aurais jamais imaginé que toi tu étais dans une situation de stress ?!”
En un rien de temps les participants se mettent dans une situation d’écoute et d’entraide les uns envers les autres. Je suis ravie.

Les métriques

Pour cette réunion, je suis venue avec des métriques (elles servent à mesure l'état de santé du groupe) que j’ai moi-même écrites. Normalement c’est le rôle du 1er lien du cercle. Mais là pas encore de cercle, de rôle, de redevabilités… On commence simplement.
Quelques unes, très simples, pour montrer des exemples en lien avec les problématiques du moment.
On a :

• % d’atteinte des objectifs

• Nb de bières partagées avec l’équipe

• Nb de REX effectués

Certaines métriques sont collectives, d’autres sont portées par une personne du groupe. On les complète ensemble rapidement. Les chiffres ne sont pas très compliqués à trouver. Et puis ce n’est pas grave s’ils sont approximatifs pour le moment.
Certains ont des remarques sur les métriques. Je les accueille avec plaisir. Le secrétaire prend note. Quelque soit le contexte de mise en place de l’holacratie, j’ai du mal à imaginer que seul le 1er lien ait son mot à dire sur ces dernières. Le 1er lien venant du super cercle, peut imaginer des métriques qui ne sont en réalité par pertinentes par rapport à l’activité du sous cercle. Mais je ne vais pas creuser ce sujet ici.

La checklist et la revue des actions

Idem, c’était simple pour moi qui fréquente l’équipe depuis 1 mois de voir quelles sont les activités récurrentes à mettre en oeuvre. Je suis donc venue avec une liste tout faite que nous complétons ensemble aisément. Ah tiens ! Cela permet de se rendre compte que le prochain meetup n’est pas programmé.
Je passe vite sur la revue des actions où chacun met à jour les tâches dont il est responsable.

Le traitement des tensions

Les explications, plus le déroulement du check-in, métriques, checklist, revue des actions ont pris une bonne demi heure. J’enchaîne en expliquant que l’on attaque le coeur de la réunion en abordant les tensions. J’explique ce qu’est une tension de façon un peu scolaire : un écart entre l’organisation réelle, théorique et idéale. Et puis après je leur demande de réfléchir à quelque chose qui les a gêné au boulot depuis le début de semaine. Je ne tarde pas à voir leurs visages s’éveiller. Voilà… Tout le monde comprend ce qu’est une tension.

Je leur demande de me donner un ou deux mots pour citer leur tension.
Je demande au secrétaire de noter la tension, son porteur, la proposition et la ou les actions qui en découlent. Juste des faits. On rédige le CR dans l’idée de pouvoir le partager et qu’il soit compris par une personne extérieure au cercle.
Puis, on commence à traiter la première tension. A ce moment là j’explique que l’on va faire un tour de clarification puis un tour de questions. Celui qui veut parler parle. Que l’on va prendre des libertés par rapport au modèle tant que ce n’est pas le bazar. Si c’est le cas, on reviendra à la théorie pure où chacun son tour pose une question puis exprime sa réaction.
Cela marche bien. On traite une quinzaine de tensions en une heure.

Naturellement, il arrive une fois ou deux que le porteur d’une tension, après avoir écouté questions et réactions, reformule sa proposition et que celle-ci ne convient pas à tous. J’explique alors que c’est le porteur de la décision qui prend la responsabilité de sa décision (advice process). Ce n’est pas ce que recommande l’holacratie. Le modèle propose la recherche d’un compromis : personne n'a d'objections. Tant que toutes les objections ne sont pas traitées, on continue la discussion “Focus on each objection, one at a time. The goal is to craft an amended proposal that would not cause the objection, but that would still address the proposer’s tension. Once all are integrated, go back to the Objection Round with the new proposal..” (Holacracy, Brian Robertson) D’expérience, cela prend beaucoup de temps et la proposition finale en devient édulcorée.
Au fil des discussions, de nouvelles tensions apparaissent que les porteurs viennent eux même écrire au tableau. On fait une pause de 15 minutes.

En revenant, je réalise qu’il ne nous reste plus beaucoup de temps. Je propose de traiter les tensions en partant du bas de la liste pour ne pas léser ceux qui ont émis des tensions en dernier. Je commence à prioriser les tensions en demandant “quel sujet pourrez-vous aborder en comité réduit à la machine à café” ? Les porteurs de certains sujets décident de les mettre de côté. Nous traitons plus rapidement les dernières tensions.

Check out

Je garde 10 minutes à la fin de la réunion pour demander à chacun un mot sur la réunion qui vient d’avoir lieu. Soit un ressenti, ou une idée d’amélioration, ou quelque chose qu’il a appris…
Voilà ce qui en ressort :

Prioriser les tensions : on a passé beaucoup de temps au début sur des tensions qui ne semblaient pas si importantes. L’équipe demande à ce que l’on prenne un peu de temps pour les prioriser en début de réunion. Je suis d’accord avec eux mais c’est délicat. Comment identifier une tension plus prioritaire qu’une autre à partir de son simple titre ? Qui a la légitimité pour prioriser ? Si je viens avec une tension qui concerne mon propre quotidien, naturellement je la considérerai prioritaire aux autres. Et inversement. L’équipe propose de faire confiance à chacun pour attribuer un niveau d’importance à sa tension. Alexandre propose de fonctionner comme en milieu médical “sur une échelle de 1 à 10, quel est votre niveau de douleur ? “

Timeboxer les tensions : Si on a une heure pour traiter 10 tensions alors 6 minutes par tension. C’est court. Mais pourquoi pas essayer.

Carton rouge pour les tensions hors périmètre : cette remarque a été faite car, à plusieurs reprises, nous nous sommes rendus compte que nous nos propositions sortaient de notre périmètre. C’est un bon réflexe. En holacratie on réfléchit effectivement toujours en fonction de sa raison d'être.

Trouver un moyen de célébrer les choses positives : il m’est souvent arrivé d’entendre cette remarque en fin de réunion de triage. Les participants souffrent de n’avoir abordé que des points négatifs. En y réfléchissant je me dis que les métriques peuvent être un moyen de parler de faits positifs. Ca ne suffit pas, alors on décide de consacrer 10 minutes à la prochaine réunion pour des célébrations.

Je suis ravie de cette introduction aux “réunions de triage” dans cette équipe. Les participants ressortent contents et motivés pour continuer à explorer le modèle. Sur la conduite de réunions et autres. A suivre...