Mon manager ne sait pas déléguer
Il m’est arrivé à plusieurs reprises d’entendre cette phrase “Mon manager ne sait pas déléguer” lorsque je travaille avec une équipe ou une personne dans une organisation. De cette problématique en découlent souvent d’autres :
Je me sens inutile
J’ai une fiche de poste mais elle n’est pas respectée
Je m’ennuie
Notre manager n’est jamais disponible pour nous écouter ni nous partager sa vision
Je ne trouve pas de sens dans mon travail
Je me sens incapable
Etc…
Je n’ai pas de réponse toute faite à ça. Il est intéressant d’entendre également le point de vue du management dans ce type de situation et se demander qui souffre le plus de ce manque présupposé de délégation ? Qu’est-ce qui a déjà été tenté pour que ça change ? Quel serait un fonctionnement idéal ? Et on peut aussi choisir de créer une discussion avec les acteurs concernés pour gagner du temps. Pour cela le Delegation pocker est un bon outil. Rien de nouveau dans mon article par rapport aux tonnes de ressources que vous trouverez sur internet. Je pose juste ici un déroulé d’atelier pour permettre à tous de créer cette rencontre en autonomie. Et pour mes clients aussi qui veulent tester.
Delegation board, mode d’emploi
1. Je recommande à la personne ou l’équipe à l’initiative de la réflexion (mais qui délègue quoi à qui finalement ici ?) de commencer par ouvrir un fichier word ou noter sur un paper board toutes les décisions que l’on à à prendre dans notre organisation. Je parle bien des DECISIONS. Pas des actions. De mon point de vue c’est ce niveau qui nous intéresse. Quelques exemples : recruter une nouvelle personne dans telle équipe, créer une nouvelle équipe, valider une nouvelle fonctionnalité, changer la forme et le contenu des rituels, etc..
2. Ensuite, sur ce même fichier et sur la première ligne, placez les niveaux de délégation (dans la langue utilisée par les gens concernés tant qu’à faire). Voici un fichier exemple réutilisable pour vous mâcher le travail.
3. Puis l’idée c’est d’organiser un temps de travail d’1H30 environ avec les personnes concernées par ce sujet de délégation : le manager et son équipe, telle équipe avec telle équipe, le manager et un managé. Tout dépend de votre contexte. Soyez sympa dans l’invitation, expliquez un peu de quoi il s’agit. “Clarifions qui prend quelle décision” ou “Vers plus d’autonomie de l’équipe”. Eviter un “Mieux déléguer” qui mettrait tout le monde dans une mauvaise disposition.
4. Commencez par présenter l’objectif de la démarche, la liste des décisions et invitez les personnes présentes à compléter éventuellement la liste.
5. Décrivez les différents niveaux de délégation proposés (c’est simple, tout est écrit sur le jeu de cartes).
6. Donnez un jeu de cartes à chacun ou demandez à chacun de prendre 7 post-its avec chacun un chiffre écrit dessus (il faut que ça reste simple).
7. Enoncez la première décision et incitez chacun à voter. Les notes sont révélées toutes en même temps pour que personne n’influence personne.
Petites précisions : L’idée est de décrire LA SITUATION ACTUELLE. Et de décrire le niveau de délégation perçu du manager VERS ses équipes.
8. Si tout le monde est d’accord sur la note, on la note dans le tableau et on passe à la question suivante. Si les notes sont très variées on en discute. Et on re-vote éventuellement. L’intérêt de cet atelier est bien dans la discussion qui permet de clarifier la vision de chacun. Pas d’avoir un joli tableau à afficher.
9. Une fois que l’on a identifié le niveau de délégation perçu actuellement pour chacune des décisions, Vous pouvez lever le crayon et demander au groupe ce qu’il pense de cette synthèse.
10. Puis passez à la deuxième phase de l’atelier : chacun peut exprimer le souhait de faire évoluer une note. Par exemple, Georges (manager) pourrait exprimer le souhait de ne plus du tout être sollicité concernant la création ou modification d’un rituel. Anna (membre d’équipe) pourrait exprimer le souhait d’être autonome sur les changements d’organisation tout en informant Georges. L’objectif de cet exercice est bien DOUBLE : PARTAGER UNE VISION COMMUNE DU NIVEAU DE DELEGATION ACTUEL ET ACCENTUER SUR CERTAINS SUJETS L’AUTONOMIE DES EQUIPES.
11. Réfléchissez tous ensemble aux actions à mener pour faire évoluer le niveau de délégation sur un type de décision. Parfois il n’y a aucune action à mener. Il suffit de se mettre d’accord.
12. Sonnez la fin de l’atelier quand bon vous semble. Il peut être sage de ne pas faire évoluer tout d’un coup. De procéder par étape. De faire monter l’équipe en autonomie sur un type de décision puis de faire le point.
ET après ?
Sans surprise, cela peut être bien d’avoir la dernière version de votre delegation board sous les yeux ou facilement accessible.
Si la première expérience est concluante, vous pouvez refaire le même exercice afin de refaire un état des lieux et d’aller encore un peu plus loin en terme de délégation.
ps : delegation pocker est issu de la collection d’outils Management 3.0 de Jurgen Appelo.