Rétrospective mon amour

Début mars j'ai aidé une équipe à s’améliorer. Cette équipe est composée de développeurs, product owners, designers, intégrateurs, scrum master. Ils travaillent sur plusieurs produits à la fois, pour un même métier, en scrum, kanban, scrumban. Je leur ai proposé une rétrospective. Donc 20 personnes pendant 3 h. J'ai trouvé que c'était un joli moment. Je vous raconte…

LA PRÉPARATION

J'ai une base travaillomane. En process com cela signifie que mon truc c’est la planification. J'ai préparé cette matinée dans les moindres détails. J'avais moi même proposé cette rétro, je mobilisais 20 personnes dont certaines ont un agenda de ministre. Ce devait être une matinée réussie.
J'ai noté sur un google doc toute la trame de ma matinée. Quasi au mot près. Enfin surtout les idées à faire passer.
J'ai travaillé plusieurs heures sur le contenu, en puisant dans mes expériences passées, en faisant des recherches, en discutant avec mon mentor.
J’arrive 1h avant le début de l’atelier pour tout préparer. J’ai envie de faire de la salle une sorte d’Obeya. Je m’étale sur chacun des mûrs.

INTRODUCTION DE LA RÉTROSPECTIVE

80% des invités sont là. C’est chouette. Après 15 minutes de petit déjeuner je demande l’attention.
Je rappelle pourquoi cette invitation.
Je donne le programme. J’aime bien cette illustration d’OCTO que je réutilise et adapte.

Je donne les règles du jeu : il y a des choses qui marchent. D’autres non. On passe 3h ensemble ici à brainstormer. On se revoit dans 2 mois pour mesurer/ajuster.
Je suis facilitateur. Attention je vais time-boxer chacun des ateliers.

SET THE STAGE / ENERGIZER : FACE DRAWING

En préparant cette rétro, j’'ai du passer bien 40 minutes à trouver un jeu d'échauffement. Parce que je voulais absolument que ça marche. Que les gens soient joyeux. Et j'avais des conditions peu évidentes : peu d'espace, beaucoup de monde, peu de temps. J’ai choisi Face drawing

J’ai peu de temps (15 min) Alors je propose de dessiner d’abord les yeux (penser à préciser qu’il faut les dessiner au milieu de la page), puis le nez/les oreilles, la forme du visage/les cheveux… En gros tout par pair. Puis je leur dis de se lâcher.
Ça marche du tonnerre. Les gens rigolent et surtout apprennent à se connaître.
On a des designers dans la salle. Certains dessins sont vraiment de qualité. Après le jeu j’affiche les dessins dans la salle. J’explique que si quelqu’un ne connaît plus le nom d’une personne il lui suffit de s’y référer.
Une personne me dit "c'était top ce jeu. Je suis arrivé ce matin je n'étais pas dedans. Ça m'a aidé."
Avoir un premier exercice qui marche aussi bien c'est génial. Je suis boostée pour la suite.

GATHER INFORMATION

Je propose de former 4 équipes avec un bon mix de profils. Et de faire une rétrospective ishikawa.
Chaque groupe a 20 minutes de réflexion puis 5 min par groupe pour la restitution. Chaque groupe a son propre panneau ainsi qu’une légende que j’ai affiché avec la définition des thèmes.
Je propose une légère adaptation : post-it rouges pour les éléments négatifs et jaunes pour les éléments positifs.
C’est parti pour des discussions, échanges. Je ne prends pas part mais j’écoute attentivement. Je propose aux gens de s’aider des 5 thématiques (personnes, process, environnement, management, équipement) pour trouver des idées et non l’inverse.
Puis je demande à chacun des groupes de se lever pour faire la restitution. C’est bien de se dégourdir les jambes. Et cela force l’attention.
J’ai un timing tellement serré, je lance mon chrono à chaque restitution de chacun des groupes. Le timing est bon. Après chaque restitution, les personnes hors du groupe demandent des clarifications.
Je précise à tout le monde de retenir les points négatifs qui les interpellent dans un coin de leur tête. Cela nous servira pour le prochain exercice.

DECIDE WHAT TO DO : PRÉSENTATION DU POP CORN FLOW

Tout le monde se lève et se rapproche du panneau que j’ai préparé.
“Maintenant que nous avons identifié des points positifs et négatifs, on va réfléchir à comment est-ce que l’on pourrait solutionner vos problèmes. Et comme introduire une succession de petits changements fonctionne mieux que de gros changements, je vais vous proposer l’outil de Claudio Perrone : le Pop corn flow.”
Je leur raconte les aventures du fils de Claudio qui voulait faire pousser dans son jardin un chêne.
Cela fait 1h30 que nous travaillons. Raconter une histoire avant la pause c’est parfait. Le groupe a juste besoin d’écouter. Je leur explique comment nous pourrons utiliser cet outil au sein de l’équipe. Comment va se dérouler l’atelier suivant.
Puis break.

OPEN-SPACE : IDENTIFIER LES OPTIONS ET EXPÉRIMENTATIONS

Pour cette partie je fais un mix entre open-space et world cafe.
Je propose 4 espaces (les 4 tables).
J’invite tout le monde à se rapprocher des 4 panneaux de notre ishikawa. Chacun peut identifier un problème qu’il veut creuser et l’associer à une table. Il devient hôte de la table. Ca fait 4 sujets traités en parallèle. Les autres peuvent participer à la discussion d’une table mais aussi naviguer de table en table (principes des abeilles et papillons).
Je leur laisse 20 min. C’est court. Aussi, je me balade de table en table pour m’assurer que tout le monde a bien compris ce qu’est une option et une expérimentation.
Je leur demande d’écrire les options sur des post-its et les expérimentations sur un template que j’ai crée pour l’occasion :

Les discussions démarrent. Certains jouent aux papillons.
Des options et expérimentations sont peu à peu collées sur le pop-corn flow de l’équipe.
Il y a une table qui ne parvient pas à sortir des éléments du débat. Je les aide à se recentrer. Mais ils manquent de temps.
On se repositionne tous debout, devant notre pop-corn flow. Et chaque hôte fait une restitution.
Voilà, nous avons une bonne base de travail.
Je propose un nouveau round de sujets mais tout le monde est ko.

ROTI

La matinée obtient des 4 et 5 sur 5.
Globalement tout le monde est content.
Quelques remarques négatives : dommage que des gens soient partis en cours de matinée pour d’autres réunions. A la fin des ateliers, il n’y avait plus du tout de personnes du métier.
Dommage que pendant l’open space, une table soit partie dans une débat en perdant de vue l’identification d’options et d’expérimentations concrètes.

De mon côté je suis vraiment contente du déroulé. Je suis éreintée à courir partout et à faciliter les échanges. Je rentre chez moi ko.
Prochaine étape : afficher le pop-corn flow dans le couloir de l’équipe. Faire une rapide restitution écrite. Proposer un rendez-vous dans 2 mois.